Cada trámite, paso a paso: pasos, tareas y plantillas

Los trámites que se repiten tienen un camino que ya conoces: primero esto, luego aquello, al final lo otro. El problema es que ese camino vive en tu cabeza. Cuando lo lleva otra persona, o cuando tienes veinte abiertos a la vez, los pasos se saltan.

Pasos y tareas

Un paso es una etapa del trámite. Una tarea es algo concreto que alguien tiene que hacer dentro de esa etapa. Separarlos ayuda a ver las dos cosas: en qué etapa va el trámite y qué queda por hacer en ella.

El ejemplo de una sociedad anónima

1. Nombre y cliente: reunir los datos y los documentos del cliente.
2. Pacto social: redactarlo y firmarlo ante notaría.
3. Registro Público: pagar los derechos y la tasa, presentarlo y corregir si lo devuelven.
4. Después de inscribir: entregar el certificado y lo que queda al cliente.

Dentro del paso «Registro Público» hay tareas concretas: pagar los derechos, presentar, corregir una calificación. Cuando todas están hechas, el paso está hecho y el trámite avanza al siguiente.

Plantillas: no empezar de cero

Si haces el mismo tipo de trámite muchas veces, escribir sus pasos cada vez es perder el tiempo y arriesgarse a olvidar uno. Una plantilla guarda los pasos y las tareas de un tipo de trámite; al abrir un expediente nuevo desde ella, llega ya con todo su camino.

• Empieza con plantillas para lo que más repites: sociedades, fundaciones, marcas, poderes, contratos.
• Ajusta la plantilla cuando descubras un paso que faltaba: el próximo expediente ya lo tendrá.
• Crea las tuyas para la forma en que tú trabajas.

Saber siempre qué sigue

La ventaja de llevar el trámite en pasos es que la siguiente acción deja de depender de la memoria: al marcar una tarea como hecha, la siguiente queda a la vista, con su responsable y su fecha.

Cómo lo hace JuridiSoft

En JuridiSoft cada expediente lleva los pasos del trámite en orden, con sus tareas. Marcas lo hecho y la aplicación te dice qué sigue. Abres un expediente desde una plantilla y llega con sus pasos y tareas, y las plantillas que crees tú también se guardan.