Cómo organizar tus expedientes: todo lo de cada asunto en un solo lugar

Un expediente desordenado no se nota hasta que alguien pregunta «¿en qué va esto?». Entonces hay que abrir la carpeta física, buscar el correo, revisar el chat y preguntarle a quien lo llevaba. Organizarlo es conseguir que esa pregunta se conteste mirando un solo sitio.

Lo que tiene que tener cada expediente

• En qué paso va y qué falta: el camino completo, no solo la última nota.
• Las tareas pendientes, con quién las hace y para cuándo.
• Los documentos, cada uno con su tipo y quién lo aportó.
• Las personas que intervienen, con su teléfono y su papel.
• El historial: qué cambió, quién lo cambió y cuándo.
• El dinero: lo cobrado, lo pendiente y los gastos.

Un nombre que se encuentre

Ponle a cada expediente un nombre que diga qué es y para quién, por ejemplo «Constitución de Inversiones Pacífico, S.A.». Un número interno ayuda a ordenar, pero nadie busca por número a las ocho de la mañana.

Los documentos, donde se usan

Un documento guardado en una carpeta general se pierde. Guardado dentro de su expediente, con su tipo (identificación, escrito, comprobante), se encuentra en segundos. Y si se sube desde la tarea que lo pide, ya queda ligado a esa tarea.

El historial no se escribe a mano

Una bitácora que alguien tiene que acordarse de llenar acaba incompleta. Lo útil es que cada cambio quede apuntado solo, con su autor y su hora, y que tus notas internas vayan aparte, donde no se mezclan con lo que ve el cliente.

Cómo lo hace JuridiSoft

En JuridiSoft cada expediente lleva sus pasos en orden con sus tareas, sus documentos con su tipo y quién los aportó, las personas que intervienen, una bitácora que se escribe sola con tus notas internas aparte, y su propia pestaña de dinero con lo cobrado, lo pendiente y los gastos. El informe de avance para el cliente se genera en PDF con un clic.