Quién ve qué: cómo repartir permisos en un equipo pequeño

En un equipo de tres o cuatro personas es tentador darle acceso a todo a todos. Funciona hasta que alguien borra lo que no debía, emite un recibo con un número equivocado o ve una cifra que no le tocaba ver.

Permisos por acción, no por cargo

La pregunta útil no es «¿qué cargo tiene?», sino «¿qué tiene que poder hacer?». Ver los cobros, emitir recibos, borrar un registro o solo mirar son acciones distintas, y no siempre van juntas.

• Quien atiende la agenda necesita ver y mover citas, pero quizá no ver los cobros.
• Quien lleva la contabilidad necesita ver cobros y recibos, pero quizá no borrar nada.
• Quien está aprendiendo puede empezar con «solo ver».

Un rol es un paquete de permisos

En vez de decidir permiso por permiso para cada persona, se definen unos pocos roles (por ejemplo, una persona propietaria, quien atiende la agenda, quien lleva las cuentas, quien solo mira) y a cada persona se le asigna uno. Si mañana entra alguien nuevo, ya sabes qué rol darle.

Lo privado, privado

Algunas fichas no deberían verlas todos: un asunto delicado, un cliente que pidió discreción. Para eso sirve poder marcar algo como «solo yo»: no aparece en las listas de los demás ni sale en sus búsquedas.

Cada uno con su acceso

Nada de compartir una contraseña. Cada persona entra con su propio usuario: así cada cambio queda registrado con quién lo hizo, y si alguien se va, se le quita el acceso sin cambiar la clave de todos.

Cómo lo hace JuridiSoft

En JuridiSoft invitas a cada persona por correo y entra con su propio acceso. Decides qué puede hacer cada rol: ver cobros, emitir recibos, borrar o solo mirar. Lo que marcas «Solo yo» no lo ve el resto del equipo, ni en la lista ni al buscar, y cada cambio queda registrado. El Plan Solo es para 2 usuarios y el Plan Firma para hasta 12.